Архівний сектор, виконуючи завдання Плану розвитку архівної справи на 2019 рік, досягнув позитивних результатів з основних напрямків своєї діяльності.

1. Основні організаційні заходи архівних установ

В 2019 році взято участь у семінарі з секретарями та головами сільських рад про передавання  документів сільських рад на зберігання в архів.

Архівний сектор  продовжує роботу над власним веб-сайтом. Протягом  року продовжилась робота по створенню електронного каталогу архіву – добавлено 383 картки.

2. Забезпечення збереженості документів Національного архівного фонду та державний облік документів НАФ    

У центрі уваги архівного сектору залишалися питання забезпечення збереженості документів Національного архівного фонду, створення належних умов їх зберігання.

В архівному секторі станом на 01.01.2020 зберігається 41746 од. зб. постійного зберігання, 224 архівних фондів.

Загальна площа архівосховища складає 170 кв. м., протяжність стелажного обладнання – 711 пог. м, ступінь заповнення стелажного обладнання – 80,28 %.

Проведено наступні заходи щодо поліпшення умов зберігання документів, оптимального розміщення в архівосховищі, контролю за наявністю та фізичним станом документів:

• Підшито 257 справ.
• Закартоновано 345 справ.
• Перевірено наявність та фізичний стан 2100 од.зб.
• Обезпилено 450 пог.м.
• Складено 23 аркушів та 23 актів перевіряння наявності та стану справ фондів.
• Зашифровано 345 справ постійного зберігання.
• Оформлено обкладинки 345 справ; відредаговано назви 345 справ.
• Оформлено 345 титульних аркуші та 345 засвідчувальних написи в справах.
• Проставлено штампи для шифрування на 345 справ.
• Внесено 9 записів в книгу обліку надходжень документів на постійне зберігання.
• Внесено доповнення в 9 справ фондів,
• Внесено доповнення в 9 карток фондів – здійснено 9 записів.
• Складено Відомості про зміни у складі та обсязі фондів на 01.01.2020 на 9 фондів.
• Складено 224 аркуші фондів.
• Щомісяця проводився в сховищі санітарний день.

3. Створення та розвиток науково-довідкового апарату до документів НАФ    

Протягом  року за 20 справами фонду № 311 Іванківська райдержадміністрація складено 383 каталожні картки на управлінську документацію в паперовому вигляді.

До електронного каталогу внесено 383 картки.

4. Формування Національного архівного фонду. Організація зберігання документів в архівних підрозділах підприємств, установ і організацій

Протягом  року архівним сектором здійснювалися заходи щодо поповнення Національного архівного фонду документами НАФ.

В архівний сектор  на постійне зберігання прийнято 9 частин фондів, 345 справ управлінської документації постійного зберігання.

5. Використання  інформації документів Національного архівного фонду

Основною формою використання інформації документів НАФ в архівному секторі райдержадміністрації залишалося виконання тематичних запитів та запитів соціально-правового характеру.

Протягом року надійшло 221 запит. Виконано 221 запит. На особистому прийомі розглянуто 100 звернень громадян.

Читальний зал архівного сектору відвідали 5 користувачів. В користування користувачам видавалася 202 справи. Тематикою досліджень користувачів у читальному залі були земельні питання, історія смт. Іванків, сіл Іванківського району, участь в ліквідації аварії на ЧАЕС, виселення людей із Чорнобильської зони.

В місцевій районній газеті «Трибуна праці» було опубліковано 2 статті «Дбаємо про збереженість та державний облік документів» та  "НепрOSTi листи».