Архівний сектор, виконуючи завдання Плану розвитку архівної справи на 2017 рік, досягнув позитивних результатів з основних напрямків своєї діяльності.

1. Основні організаційні заходи архівних установ

В 2017 році взято участь у семінарі з секретарями та головами сільських рад про передавання  документів сільських рад на зберігання в архів.

Архівний сектор  продовжує роботу над власним веб-сайтом. Протягом  року продовжилась робота по створенню електронного каталогу архіву – добавлено 84 картки.

2. Забезпечення збереженості документів Національного архівного фонду та державний облік документів НАФ    

У центрі уваги архівного сектору залишалися питання забезпечення збереженості документів Національного архівного фонду, створення належних умов їх зберігання.

В архівному секторі станом на 01.01.2018 зберігається 30782 од. зб. постійного зберігання, 218 архівних фондів.

Загальна площа архівосховища складає 170 кв. м., протяжність стелажного обладнання – 711 пог. м, ступінь заповнення стелажного обладнання – 78,4 %.

В архівному секторі в 2017 році проведено наступні заходи щодо поліпшення умов зберігання документів, оптимального розміщення в архівосховищі, контролю за наявністю та фізичним станом документів:

• Підшито 86 справ.
• Закартоновано 935 справ.
• Перевірено наявність та фізичний стан 3868 од.зб.
• Обезпилено 450 пог.м.
• Складено 30 аркушів та 30 актів перевіряння наявності та стану справ фондів.
• Зашифровано 935 справ постійного зберігання.
• Оформлено обкладинки 935 справ; відредаговано назви 935 справ.
• Оформлено 935 титульних аркуші та 935 засвідчувальних написи в справах.
• Пронумеровано 12235 аркуші.
• Проставлено штампи для шифрування на 935 справ.
• Перевірено перед прийманням на постійне зберігання 935 справ.
• Внесено 18 записів в книгу обліку надходжень документів на постійне зберігання.
• Внесено доповнення в 18 справ фондів,
• Внесено доповнення в 18 карток фондів – здійснено 18 записів.
• Складено Відомості про зміни у складі та обсязі фондів на 01.01.2018 на 18 фондів.
• Складено 218 аркушів фондів.
• Щомісяця проводився в сховищі санітарний день.

3. Створення та розвиток науково-довідкового апарату до документів НАФ    

Протягом 2017 року за 4 справами фонду № 311 Іванківська райдержадміністрація складено 84 каталожні картки на управлінську документацію в паперовому вигляді.

До електронного каталогу внесено 84 картки.

4. Формування Національного архівного фонду. Організація зберігання документів в архівних підрозділах підприємств, установ і організацій

Протягом  року архівним сектором здійснювалися заходи щодо поповнення Національного архівного фонду документами НАФ.

В архівний сектор  на постійне зберігання прийнято 18 частин фондів, 935 справ управлінської документації постійного зберігання.

На розгляд ЕПК Державного архіву Київської області подано та в результаті схвалено описи на управлінську документацію на 1214 справ,  погоджено: описи документів з особового складу на 168 справ, 10 номенклатур справ.

5. Використання  інформації документів Національного архівного фонду

Основною формою використання інформації документів НАФ в архівному секторі райдержадміністрації залишалося виконання тематичних запитів та запитів соціально-правового характеру.

Протягом року надійшло 335 запитів. Виконано 335 запитів. На особистому прийомі розглянуто 107 звернень громадян.

В 2017 році читальний зал архівного сектору відвідали 10 користувачів. В користування користувачам видавалася 238 справ. Тематикою досліджень користувачів у читальному залі були земельні питання, історія смт. Іванків, сіл Іванківського району, участь в ліквідації аварії на ЧАЕС, виселення людей із Чорнобильської зони.

В місцевій районній газеті «Трибуна праці» було опубліковано 2 статті "Реформування відбулось неодноразово" та "Ивановь та Иванковь»