Архівний сектор, виконуючи завдання Плану розвитку архівної справи на 2016 рік, досягнув позитивних результатів з основних напрямків своєї діяльності.

1. Основні організаційні заходи архівних установ

В 2016 році взято участь у семінарі з секретарями та головами сільських рад про передавання  документів сільських рад на зберігання в архів.

В 2016 році архівний сектор  продовжує роботу над власним веб-сайтом. Протягом  року продовжилась робота по створенню електронного каталогу архіву – добавлено 62 картки.

2. Забезпечення збереженості документів Національного архівного фонду та державний облік документів НАФ    

У центрі уваги архівного сектору залишалися питання забезпечення збереженості документів Національного архівного фонду, створення належних умов їх зберігання.

В архівному секторі станом на 01.01.2017 зберігається 39847 од. зб. постійного зберігання, 218 архівних фондів.

Загальна площа архівосховища складає 170 кв. м., протяжність стелажного обладнання – 711 пог. м, ступінь заповнення стелажного обладнання – 75,1 %. В 2016 році було встановлено новий металевий стелаж на 39 пог. м.

В архівному секторі в 2016 році проведено наступні заходи щодо поліпшення умов зберігання документів, оптимального розміщення в архівосховищі, контролю за наявністю та фізичним станом документів:

• Підшито 72 справу.
• Закартоновано 766 справ.
• Перевірено наявність та фізичний стан 3364 од.зб.
• Обезпилено 450 пог.м.
• Виготовлено та замінено 40 ярликів на коробках з документами.
• Складено 11 аркушів та 11 актів перевіряння наявності та стану справ фондів.
• Зашифровано 766 справ постійного зберігання.
• Оформлено обкладинки 505 справ; відредаговано назви 505 справ.
• Оформлено 505 титульних аркуші та 505 засвідчувальних написи в справах.
• Пронумеровано 8182 аркуші.
• Проставлено штампи для шифрування на 766 справ.
• Перевірено перед прийманням на постійне зберігання 766 справ.
• Внесено 3 записи в Список фондів.
• Внесено 12 записів в книгу обліку надходжень документів на постійне зберігання.
• Внесено доповнення в 12 справ фондів,
• Внесено доповнення в 12 карток фондів – здійснено 12 записів.
• Складено Відомості про зміни у складі та обсязі фондів на 01.01.2013 на 12 фондів.
• Складено 218 аркушів фондів.
• Щомісяця проводився в сховищі санітарний день.

3. Створення та розвиток науково-довідкового апарату до документів НАФ    

Протягом 2016 року за 4 справами фонду № 311 Іванківська райдержадміністрація складено 62 каталожні картки на управлінську документацію в паперовому вигляді.

До електронного каталогу внесено 62 картки.

4. Формування Національного архівного фонду. Організація зберігання документів в архівних підрозділах підприємств, установ і організацій

Протягом  року архівним сектором здійснювалися заходи щодо поповнення Національного архівного фонду документами НАФ.

В архівний сектор  на постійне зберігання прийнято 12 частин фондів, 766 справ управлінської документації постійного зберігання.

На розгляд ЕПК Державного архіву Київської області подано та в результаті схвалено описи на управлінську документацію на 782 справ,  погоджено: описи документів з особового складу на 149 справ, 7 номенклатур справ.

Експертною комісією архівного сектору на засіданнях схвалено:

• 10 номенклатур справ установ;
• 5 положення про архів установи, 4 положень про експертну комісію, 1 інструкція з діловодства.

5. Використання  інформації документів Національного архівного фонду

Основною формою використання інформації документів НАФ в архівному секторі райдержадміністрації залишалося виконання тематичних запитів та запитів соціально-правового характеру.

Протягом року надійшов 194 запити. Виконано 194 запитів. На особистому прийомі розглянуто 157 звернень громадян.

В 2016 році читальний зал архівного сектору відвідали 26 користувачів. В користування користувачам видавалася 437 справ. Тематикою досліджень користувачів у читальному залі були земельні питання, історія смт. Іванків, сіл Іванківського району, участь в ліквідації аварії на ЧАЕС, виселення людей із Чорнобильської зони.

В місцевій районній газеті «Трибуна праці» було опубліковано статтю "Про реорганізацію архіву".