Архівний відділ, виконуючи завдання Плану розвитку архівної справи на 2015 рік, досягнув позитивних результатів з основних напрямків своєї діяльності.

1. Основні організаційні заходи архівних установ

Укладений договір страхування приміщення, в якому знаходиться архівний відділ із страховою компанією "Оранта", договір на упорядкування документів Шпилівської сільської ради.

В 2015 році взято участь у семінарі з секретарями сільських рад про результати комплексної перевірки роботи архівного відділу, про здачу документів сільських рад на зберігання в архів, про погодження номенклатур справ, положень про архів, про експертні комісії сільських рад.

В архівному відділі є платні послуги. За кошти, отримані в 2015 році закуплено канцтовари, проводилися заправка картриджа принтера, проводилася оплата  за забезпечення функціонування веб-сайту архівного відділу Іванківської райдержадміністрації.

В 2015 році архівний відділ продовжує роботу над веб-сайтом архівного відділу Іванківської райдержадміністрації на сайті «Електронна мережа архівів Київщини», для якого було підготовлено інформації: діяльність, наші новини. Протягом  року продовжилась робота по створенню електронного каталогу архіву – добавлена 216 карток, описів справ в електронному вигляді (фонди №№: 369, 370, 371, 373, 379). Об'єм баз даних 94,33байт.

2. Забезпечення збереженості документів Національного архівного фонду та державний облік документів НАФ    

У центрі уваги архівного відділу залишалися питання забезпечення збереженості документів Національного архівного фонду, створення належних умов їх зберігання.

В архівному відділі станом на 01.01.2016 зберігається 39081 од. зб. постійного зберігання, 215 архівних фондів.

Загальна площа архівосховища складає 170 кв. м., протяжність стелажного обладнання – 672 м, ступінь заповнення стелажного обладнання – 73,5 %.

В архівному відділі в 2015 році проведено наступні заходи щодо поліпшення умов зберігання документів, оптимального розміщення в архівосховищі, контролю за наявністю та фізичним станом документів:

• Підшито 101 справу.
• Закартоновано 360 справ.
• Перевірено наявність та фізичний стан 3128 од.зб.
• Обезпилено 450 пог.м.
• Виготовлено та замінено 36 ярликів на коробках з документами.
• Складено 25 аркушів та 25 актів перевіряння наявності та стану справ фондів.
• Зашифровано 360 справ постійного зберігання.
• Оформлено обкладинки 105 справ; відредаговано назви 105 справ.
• Оформлено 105 титульних аркуші та 105 засвідчувальних написи в справах.
• Пронумеровано 6182 аркуші.
• Проставлено штампи для шифрування на 360 справ.
• Перевірено перед прийманням на постійне зберігання 360 справ.
• Внесено 2 запис в Список фондів.
• Внесено 12 записів в книгу обліку надходжень документів на постійне зберігання.
• Внесено доповнення в 12 справ фондів,
• Внесено доповнення в 12 карток фондів – здійснено 12 записів.
• Складено Відомості про зміни у складі та обсязі фондів на 01.01.2013 на 12 фондів.
• Складено 215 аркушів фондів.
• Щомісяця проводився в сховищі санітарний день.

3. Створення та розвиток науково-довідкового апарату до документів НАФ    

Протягом 2015 року за 18 справами фонду № 311 Іванківська райдержадміністрація складено 216 каталожних карток на управлінську документацію в паперовому вигляді.

До електронного каталогу внесено 216 карток.

До пошукової системи на офіційному веб-сайті архівного відділу введено 7 електронних описів на 677справ.

4. Формування Національного архівного фонду. Організація зберігання документів в архівних підрозділах підприємств, установ і організацій

Протягом  року архівним відділом здійснювалися заходи щодо поповнення Національного архівного фонду документами НАФ.

В архівний відділ  на постійне зберігання прийнято 12 частин фондів, 360 справ управлінської документації постійного зберігання.

На розгляд ЕПК Державного архіву Київської області подано та в результаті схвалено описи на управлінську документацію на 566 справ,  погоджено: описи документів з особового складу на 163 справи, 9 номенклатур справ

Експертною комісією архівного відділу на засіданнях схвалено:

• 9 номенклатур справ установ списку № 1, 3 номенклатури справ списку № 2;
• 2 положення про архів установи, 4 положень про експертну комісію.

5. Використання  інформації документів Національного архівного фонду

Основною формою використання інформації документів НАФ в архівному відділі райдержадміністрації залишалося виконання тематичних запитів та запитів соціально-правового характеру.

Протягом року надійшов 140 запитів. Виконано 140 запитів. На особистому прийомі розглянуто 127 зверненнь громадян.

Всього виконано 70 тематичних запитів, з них: 60 - з позитивним результатом, 10 - з рекомендацією звернутися за місцем знаходження документів, Тематичні запити виконані на платній основі, а саме:

1. Про землекористування фізичних та юридичних осіб.

2. Про надання, визнання права власності, передавання у власність житла громадянам

3. Про взяття громадян на квартирний облік, надання житла.

4. Утворення, реорганізація, ліквідація юридичних осіб.

5. Найменування, перейменування вулиць.

Всього виконано запитів соціально-правового характеру – 70, у тому числі 33 - із позитивним результатом та 37 - з рекомендацією звернутися за місцем знаходження документів

В 2015 році читальний зал архівного відділу відвідали 27 користувачів. В користування користувачам видавалася 163 справи. Тематикою досліджень користувачів у читальному залі були земельні питання, історія смт. Іванків, сіл Іванківського району, участь в ліквідації аварії на ЧАЕС, виселення людей із Чорнобильської зони.

В місцевій районній газеті «Трибуна праці» було опубліковано статтю "Про будівництво Київської ГЕС – мовою архівних документів".

Т.в.о. начальника архівного відділу                                                   Л.І. Ребрик