Архівний відділ, виконуючи завдання Плану розвитку архівної справи на 2014 рік, досягнув позитивних результатів з основних напрямків своєї діяльності.

1. Основні організаційні заходи архівних установ

Укладений договір страхування приміщення, в якому знаходиться архівний відділ із страховою компанією "Оранта", договір на упорядкування документів Шпилівської сільської ради.

На виконання Постанови Кабінету Міністрів України від 03 липня 2013 р. №468 «Про деякі питання реєстрації заповітів у Спадковому реєстрі» в архівному відділі виявлено в облікованих справах, що внесені до опису №3 справ постійного зберігання архівного фонду №64 «Іванківська селищна рада та її виконавчий комітет», 80 заповітів за 1954-1965 роки, посвідчені посадовими особами Іванківської селищної Ради депутатів трудящих Іванківського району Київської області. Відомості про виявлені заповіти внесені в бланки заяв про реєстрацію архівних заповітів та надіслані в Державне підприємство «Інформаційний центр» Міністерства юстиції України для реєстрації Спадковому реєстрі. Протягом 2014 року з Державного підприємства «Інформаційний центр» Міністерства юстиції України отримано 80 витягів про реєстрацію заповітів, що зберігаються в архівному відділі, у Спадковому реєстрі.

Видано наказ начальника архівного відділу від 30.07.2014 №06 «Про поновлений склад експертної комісії архівного відділу Іванківської районної державної адміністрації".

В 2014 році взято участь у семінарі з секретарями сільських рад про результати комплексної перевірки роботи архівного відділу, про здачу документів сільських рад на зберігання в архів, про погодження номенклатур справ, положень про архів, про експертні комісії сільських рад.

В архівному відділі є платні послуги. За кошти, отримані в 2014 році закуплено канцтовари, проводилися заправка картриджа принтера, проводилася оплата  за забезпечення функціонування веб-сайту архівного відділу Іванківської райдержадміністрації.

В 2014 році архівний відділ продовжує роботу над веб-сайтом архівного відділу Іванківської райдержадміністрації на сайті «Електронна мережа архівів Київщини», для якого було підготовлено інформації: діяльність, наші новини. Протягом 2014 року продовжилась робота по створенню електронного каталогу архіву – добавлена 336 картка, описів справ в електронному вигляді (фонди №№: 360, 361, 362, 363, 364, 367, 365, 368, 375, 376)/ Створено 3 електронні бази даних: список фондів – 888 КБ, каталог – 2167 КБ, описи фондів – 5996 КБ, всього об'єм баз даних 9051 КБ.

2. Забезпечення збереженості документів Національного архівного фонду та державний облік документів НАФ    

У центрі уваги архівного відділу залишалися питання забезпечення збереженості документів Національного архівного фонду, створення належних умов їх зберігання.

В архівному відділі станом на 01.01.2015 зберігається 38721 од. зб. постійного зберігання та 303 од. зб. з особового складу 213 архівних фондів.

Загальна площа архівосховища складає 170 кв. м., протяжність стелажного обладнання – 672 м, ступінь заповнення стелажного обладнання – 73,5 %.

В архівному відділі в 2014 році проведено наступні заходи щодо поліпшення умов зберігання документів, оптимального розміщення в архівосховищі, контролю за наявністю та фізичним станом документів:

• Підшито 91 справ.
• Закартоновано 253 справи.
• Перевірено наявність та фізичний стан 5321 од.зб. (21 фонд).
• Обезпилено 450 пог.м.
• Виготовлено та замінено 40 ярликів на коробках з документами.
• Складено 21 аркуш та 21 акт перевіряння наявності та стану справ фондів.
• Зашифровано 256 справ постійного зберігання, перешифровано 14 справ.
• Оформлено обкладинки 92 справ; відредаговано назви 92 справ.
• Оформлено 78 титульних аркуші та 78 засвідчувальних написи в справах.
• Пронумеровано 6032 аркуші.
• Проставлено штампи для шифрування на 253 справи.
• Перевірено перед прийманням на постійне зберігання 253 справи.
• Внесено 1 запис в Список фондів.
• Внесено 9 записів в книгу обліку надходжень документів на постійне зберігання.
• Внесено доповнення в 9 справ фондів,
• Внесено доповнення в 9 карток фондів – здійснено 9 записів.
• Складено Відомості про зміни у складі та обсязі фондів на 01.01.2013 на 9 фондів.
• Складено 213 аркушів фондів.
• Щомісяця проводився в сховищі санітарний день.

3. Створення та розвиток науково-довідкового апарату до документів НАФ    

Протягом 2014 року за 15 справами фонду № 311 Іванківська райдержадміністрація складено 225 каталожних карток на управлінську документацію в паперовому вигляді.

До електронного каталогу внесено 336 карток.

До пошукової системи на офіційному веб-сайті архівного відділу введено 10 електронних описів на 1041справ.

4. Формування Національного архівного фонду. Організація зберігання документів в архівних підрозділах підприємств, установ і організацій

Протягом 2014 року архівним відділом здійснювалися заходи щодо поповнення Національного архівного фонду документами НАФ.

В архівний відділ в 2014 році на постійне зберігання прийнято 9 частин фондів, 253 справи управлінської документації постійного зберігання. 1 фонд вибув в Іванківський Трудовий архів.

На розгляд ЕПК Державного архіву Київської області подано та в результаті схвалено описи на управлінську документацію на 258 справ, описи №3 на 114 справ, погоджено: описи документів з особового складу на 55 справи, 11 номенклатур справ

Експертною комісією архівного відділу на 5 засіданнях схвалено:

• 11 номенклатур справ установ списку № 1, 3 номенклатури справ списку № 2;
• 11 положень про архів установи, 10 положень про експертну комісію;
• 8 описів № 1 справ постійного зберігання установ списку № 1;
• 8 описів справ з особового складу;
• 7 актів про вилучення для знищення документів, що не підлягають зберіганню, установ списку № 1;
• 7 інструкцій з діловодства.

Протягом року здійснено 4 комплексних перевірянь діловодства, роботи архівних підрозділів установ. Складено 4 довідки про результати комплексних перевірянь роботи архівних підрозділів.

Надано 118 консультацій працівникам діловодних служб та відповідальним за роботу архівних підрозділів щодо складання номенклатур справ, науково-технічного опрацювання документів, складання описів, історичних довідок, актів про вилучення для знищення документів, положень про архівні підрозділи та з інших питань діловодства та архівної справи.

Станом на 01.01.2015 кількість установ - джерел формування НАФ становить 64, з них джерел комплектування архівного відділу - 44.

5. Використання  інформації документів Національного архівного фонду

Основною формою використання інформації документів НАФ в архівному відділі райдержадміністрації залишалося виконання тематичних запитів та запитів соціально-правового характеру.

Протягом року надійшов 165 запитів. Виконано 165 запитів. На особистому прийомі розглянуто 102 звернення громадян.

Всього виконано 74 тематичних запитів, з них: 71 - з позитивним результатом, 3 - з рекомендацією звернутися за місцем знаходження документів, 23 на платній основі, а саме:

1. Про землекористування фізичних та юридичних осіб.

2. Про надання, визнання права власності, передавання у власність житла громадянам

3. Про взяття громадян на квартирний облік, надання житла.

4. Утворення, реорганізація, ліквідація юридичних осіб.

5. Найменування, перейменування вулиць.

Всього виконано запитів соціально-правового характеру – 81, у тому числі 47 - із позитивним результатом та 28 - з рекомендацією звернутися за місцем знаходження документів Переважали соціально-правові запити про підтвердження прийняття, звільнення з роботи, переведення з посади на посаду громадян, встановлення мінімуму вихододнів для працівників колгоспів, КСП.

В 2014 році читальний зал архівного відділу відвідали 27 користувачів. В користування користувачам видавалася 528 справ 18 архівних фондів. Тематикою досліджень користувачів у читальному залі були земельні питання, історія смт. Іванків, сіл Іванківського району, участь в ліквідації аварії на ЧАЕС, виселення людей із Чорнобильської зони

В місцевій районній газеті «Трибуна праці» було опубліковано статтю "Чорнобильський район: "рухлива історія" про адміністративно-територіальний устрій Чорнобильського району, "Чорнобильське Полісся: історія з давнини".

6. Трудовий архів

Станом на 01.01.2015 на території Іванківського району функціонує Комунальна установа «Іванківський районний Трудовий архів», який створений при районній раді. Він має статус юридичної особи.

В Трудовому архіві працює 3 штатних працівника (завідувач, бухгалтер, технічний працівник).

Трудовий архів зберігає 4818 од. зб. з особового складу.

Протягом 2014 року Трудовим архівом виконано 405 запитів соціально-правового характеру.

Начальник архівного відділу                                                        В.М. Костюченко