Архівний відділ, виконуючи завдання Плану розвитку архівної справи на 2013 рік, досягнув позитивних результатів з основних напрямків своєї діяльності.

1. Основні організаційні заходи архівних установ

На виконання постанови Кабінету Міністрів України від 30.11.2011 №1242 «Про затвердження Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади»  Іванківська міжрайонне управління юстиції, Фонд комунального майна та 12 сільських рад склали та затвердили власні Інструкції з діловодства.

В 2013 році взято участь у семінарі з питання  виконання наказу Міністерства юстиції України від 12.04.2012 №578/5 «Про затвердження Переліку типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів»,  про розроблення номенклатур справ установ., що проводився Іванківською районною державною адміністрацією з секретарями сільських рад, розроблення положень про архівні підрозділи.

В 2013 році здійснені заходи по включенню архівного відділу Іванківської райдержадміністрації до Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб-підприємців, 05.11.2013 року архівний відділ зареєстрований як юридична особа.

В архівному відділі є платні послуги. За кошти, отримані в 2013 році закуплено канцтовари, проводилися заправка та ремонт картриджа принтера, заправка та ремонт  вогнегасників, проводилася оплата  за забезпечення функціонування веб-сайту архівного відділу Іванківської райдержадміністрації.

В 2013 році архівний відділ продовжує роботу над веб-сайтом архівного відділу Іванківської райдержадміністрації на сайті «Електронна мережа архівів Київщини», для якого було підготовлено інформації: нормативна база, діяльність, список фондів, наші новини. Протягом 2013 року продовжилась робота по створенню електронного каталогу архіву – 4794 картки, описів справ в електронному вигляді (фонди №№: 9, 16, 20, 21, 30, 31, 59, 62, 63, 65, 66, 67, 68, 69, 71, 72, 75, 77, 78, 80, 81, 82, 83, 86, 149, 150, 151, 152, 156, 202, 212, 214, 243, 247, 252, 256, 261, 265, 272, 273, 397, 402, 405, 410, 413, 416, 420, 426, 429, 433, 434, 436, 439, 447). Створено 3 електронні бази даних: список фондів – 888 КБ, каталог – 1584 КБ, описи фондів – 3079 КБ, всього об'єм баз даних 5551 КБ.

2. Забезпечення збереженості документів Національного архівного фонду та державний облік документів НАФ    

У центрі уваги архівного відділу залишалися питання забезпечення збереженості документів Національного архівного фонду, створення належних умов їх зберігання.

На виконання наказу директора Державного архіву Київської області від 22.08.2012 № 60 «Про посилення протипожежного захисту в архівних відділах райдержадміністрацій, міських рад, трудових архівах»  проведений ремонт та перезарядка 3 вогнегасників.

В архівному відділі станом на 01.01.2014 зберігається 38468 од. зб. постійного зберігання та 303 од. зб. з особового складу 214 архівних фондів.

Загальна площа архівосховища складає 170 кв. м., протяжність стелажного обладнання – 672 м, ступінь заповнення стелажного обладнання – 73,5 %.

В архівному відділі в 2013 році проведено наступні заходи щодо поліпшення умов зберігання документів, оптимального розміщення в архівосховищі, контролю за наявністю та фізичним станом документів:

• Підшито 111 справ.
• Закартоновано 256 справи.
• Перевірено наявність та фізичний стан 4814 од.зб. (17 фондів).
• Обезпилено 450 пог.м.
• Замінено 12 постелажних покажчиків.
• Перероблення описів справ 210 справ 2 архівні фонди.
• Перешифровано 210 справ постійного зберігання.
• Складено 17 аркушів та 17 актів перевіряння наявності та стану справ фондів.
• З метою оптимального розміщення документів в архівосховищі переміщено 200 коробок з документами.
• Зашифровано 256 справ постійного зберігання.
• Оформлено обкладинки 95 справ; відредаговано назви 95 справ.
• Проставлено штампи для шифрування на 363 справи.
• Перевірено перед прийманням на постійне зберігання 256 справ.
• Внесено 1 запис в Список фондів.
• Внесено 8 записів в книгу обліку надходжень документів на постійне зберігання.
• Внесено доповнення в 8 справ фондів,
• Внесено доповнення в 8 карток фондів – здійснено 8 записів.
• Складено Відомості про зміни у складі та обсязі фондів на 01.01.2013 на 8 фондів.
• Щомісяця проводився в сховищі санітарний день.

3. Створення та розвиток науково-довідкового апарату до документів НАФ    

В архівному відділі в 2013 році продовжувалась робота щодо перероблення та удосконалення описів. Перероблено описів на 210 справ постійного зберігання. Складено 2 передмови до опису № 1 (продовження); 2 акти перероблення описів справ постійного зберігання та справ. Перероблення та удосконалення описів здійснене по фонду №466 Племрадгосп "Комсомолець Полісся" Чорнобильського району, фонду №468 Радгосп "Прип'ятський", с. Зимовище Чорнобильського району.

Протягом 2013 року за 7 справами фонду № 311 Іванківська райдержадміністрація складено 101 каталожна картка на управлінську документацію.

4. Формування Національного архівного фонду. Організація зберігання документів в архівних підрозділах підприємств, установ і організацій

Протягом 2013 року архівним відділом здійснювалися заходи щодо поповнення Національного архівного фонду документами НАФ.

В архівний відділ в 2013 році на постійне зберігання прийнято 8 частин фондів, 256 справи управлінської документації постійного зберігання. 1 фонд (№21) вибув в Іванківський Трудовий архів. Всього 243 справи з особового складу по 6 фондах (фонди №№: 21, 317, 319, 329, 330, 324) передано в Іванківський Трудовий архів.

На розгляд ЕПК Державного архіву Київської області подано та в результаті схвалено описи на управлінську документацію на 145 справ, переробка описів на 210 справ, описи №3 на 27 справ, погоджено: описи документів з особового складу на 92 справи, 18 номенклатур справ

Експертною комісією архівного відділу на 7 засіданнях схвалено:

• 18 номенклатури справ установ списку № 1, 4 номенклатури справ списку № 2;
• 12 положень про архівний підрозділ, 15 положень про експертну комісію;
• 7 описів № 1 справ постійного зберігання установ списку № 1;
• 4 описи справ з особового складу;
• 6 актів про вилучення для знищення документів, що не підлягають зберіганню, установ списку № 1;
• 14 інструкцій з діловодства.

Протягом року здійснено 7 комплексних перевірянь діловодства, роботи архівних підрозділів установ. Складено 7 довідок про результати комплексних перевірянь роботи архівних підрозділів.

Надано 38 консультацій працівникам діловодних служб та відповідальним за роботу архівних підрозділів щодо складання номенклатур справ, науково-технічного опрацювання документів, складання описів, історичних довідок, актів про вилучення для знищення документів, положень про архівні підрозділи та з інших питань діловодства та архівної справи.

Станом на 01.01.2014 кількість установ - джерел формування НАФ становить 64, з них джерел комплектування архівного відділу - 44.

5. Використання  інформації документів Національного архівного фонду

Основною формою використання інформації документів НАФ в архівному відділі райдержадміністрації залишалося виконання тематичних запитів та запитів соціально-правового характеру.

Протягом року надійшов 219 запитів. Виконано 219 запитів. На особистому прийомі розглянуто 164 звернень громадян.

Всього виконано 107 тематичних запитів, з них: 105 - з позитивним результатом, 3 - з рекомендацією звернутися за місцем знаходження документів, 30 на платній основі, а саме:

1. Про землекористування фізичних та юридичних осіб.

2. Про надання, визнання права власності, передавання у власність житла громадянам

3. Про взяття громадян на квартирний облік, надання житла.

4. Утворення, реорганізація, ліквідація юридичних осіб.

5. Найменування, перейменування вулиць.

Всього виконано запитів соціально-правового характеру – 112, у тому числі 58 - із позитивним результатом та 54 - з рекомендацією звернутися за місцем знаходження документів Переважали соціально-правові запити про підтвердження прийняття, звільнення з роботи, переведення з посади на посаду громадян, встановлення мінімуму вихододнів для працівників колгоспів, КСП.

В 2013 році читальний зал архівного відділу відвідали 24 користувачі. В користування користувачам видавалася 320 справ 14 архівних фондів. Тематикою досліджень користувачів у читальному залі були земельні питання, історія смт. Іванків, сіл Іванківського району, участь в ліквідації аварії на ЧАЕС, виселення людей із Чорнобильської зони

В місцевій районній газеті «Трибуна праці» було опубліковано статтю "Чому і як це робилося" до 90-річчя Іванківського району про адміністративно-територіальний устрій району.

6. Трудовий архів

Станом на 01.01.2013 на території Іванківського району функціонує Комунальна установа «Іванківський районний Трудовий архів», який створений при районній раді. Він має статус юридичної особи.

В Трудовому архіві працює 3 штатних працівника (завідувач, бухгалтер, технічний працівник).

Трудовий архів зберігає 3577 од. зб. з особового складу.

Протягом 2013 року Трудовим архівом виконано 608 запитів соціально-правового характеру.

Начальник архівного відділу                                                         В.М. Костюченко