Архівний відділ, виконуючи завдання Плану розвитку архівної справи на 2012 рік, досягнув позитивних результатів з основних напрямків своєї діяльності.

1. Основні організаційні заходи архівних установ

На виконання постанови Кабінету Міністрів України від 30.11.2011 №1242 «Про затвердження Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади»  Іванківська районна державна адміністрація, Іванківська районна рада, та 9 сільських рад склали та затвердили власні Інструкції з діловодства.

В 2012 році взято участь у семінарі з питання впровадження в сільських радах  Інструкції з діловодства, що проводився Іванківською районною державною адміністрацією з секретарями сільських рад, у семінарі з питання  виконання наказу Міністерства юстиції України від 12.04.2012 №578/5 «Про затвердження Переліку типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів»,  про розроблення номенклатур справ установ на 2013 рік.

В 2012 році начальник архівного відділу взяла участь у виїзних засіданнях ЕПК Державного архіву Київської області в містах Вишгород, Бориспіль.

В архівному відділі є платні послуги. За кошти, отримані в 2012 році закуплено 20 архівних коробок, канцтовари, проводилися заправка та ремонт картриджа принтера, проводилася оплата  за забезпечення функціонування веб-сайту архівного відділу Іванківської райдержадміністрації.

В 2012 році архівний відділ підключено до мережі Інтернет. З 24.05.2012 розпочав роботу веб-сайт архівного відділу Іванківської райдержадміністрації на сайті «Електронна мережа архівів Київщини», для якого було підготовлено інформації: історія архіву, контакти, зворотній зв’язок, нормативна база, регуляторні акти, діяльність, послуги, список фондів, штати, наші новини, корисні посилання. Протягом 2012 року проводилась робота по створенню електронного каталогу архіву – 3252 картки, описів справ в електронному вигляді (ф-1, ф-85, ф-4, ф-5, ф-6, ф-8).

2. Забезпечення збереженості документів Національного архівного фонду та державний облік документів НАФ    

У центрі уваги архівного відділу залишалися питання забезпечення збереженості документів Національного архівного фонду, створення належних умов їх зберігання.

На виконання наказу директора Державного архіву Київської області від 22.08.2012 № 60 «Про посилення протипожежного захисту в архівних відділах райдержадміністрацій, міських рад, трудових архівах» розроблено План заходів щодо забезпечення пожежної безпеки в архівному відділі Іванківської районної державної адміністрації на 2013 рік та Порядок дій працівників архівного відділу Іванківської райдержадміністрації на випадок пожежі.

В архівному відділі станом на 01.01.2013 зберігається 38212 од. зб. постійного зберігання та 546 од. зб. з особового складу 215 архівних фондів.

Загальна площа архівосховища складає 170 кв. м., протяжність стелажного обладнання – 672 м, ступінь заповнення стелажного обладнання – 73,5 %.

В архівному відділі в 2012 році проведено наступні заходи щодо поліпшення умов зберігання документів, оптимального розміщення в архівосховищі, контролю за наявністю та фізичним станом документів:

• Підшито 14 справ.
• Закартоновано 323 справи.
• Перевірено наявність та фізичний стан 3734 од.зб. (18 фондів).
• Обезпилено 450 пог.м.
• Виготовлено та замінено 20 ярликів на коробках з документами.
• Перекартоновано в результаті проведення перевіряння наявності та стану справ фондів, перероблення описів справ 210 справ 3 архівні фонди.
• Складено 18 аркушів та 18 актів перевіряння наявності та стану справ фондів.
• З метою оптимального розміщення документів в архівосховищі переміщено 27 коробок з документами.
• Зашифровано 293 справи постійного зберігання, 30 справ з особового складу.
• Перешифровано 210 справ постійного зберігання.
• Оформлено обкладинки 14 справ; відредаговано назви 14 справ.
• Проставлено штампи для шифрування на 323 справи.
• Перевірено перед прийманням на постійне зберігання 323 справи.
• Внесено 1 запис в Список фондів.
• Внесено 7 записів в книгу обліку надходжень документів на постійне зберігання.
• Внесено доповнення в 7 справ фондів, сформовано 1 справу фонду, який вперше надійшов на зберігання.
• Внесено доповнення в 10 карток фондів – здійснено 10 записів, складено 1 картку фонду, який вперше надійшов на зберігання.
• Складено Відомості про зміни у складі та обсязі фондів на 01.01.2012 на 8 фондів.
• Перескладено 12 постелажних покажчика.
• Вилучено для знищення документи, не внесені до Національного архівного фонду, з місцевих виборів 2010 року – 223 одиниці тимчасового зберігання фонду № 315.
• Щомісяця проводився в сховищі санітарний день.

3. Створення та розвиток науково-довідкового апарату до документів НАФ    

В архівному відділі в 2012 році продовжувалась робота щодо перероблення та удосконалення описів. Перероблено описів на 210 справ постійного зберігання. Складено 3 передмови до опису № 1 (продовження); 3 акти перероблення описів справ постійного зберігання та справ. Перероблення та удосконалення описів здійснене по фонду №273 Іванківської міжгосподарської будівельної організації, фонду №247 Доманівського сільського споживчого товариства, фонду №115 Оранського крохмального заводу «Колекція «Вибори депутатів місцевих рад та сільських, селищних голів Макарівського району».

Протягом 2012 року за 6 справами фонду № 311 Іванківська райдержадміністрація складено 114 каталожних картки на управлінську документацію.

4. Формування Національного архівного фонду. Організація зберігання документів в архівних підрозділах підприємств, установ і організацій

Протягом 2012 року архівним відділом здійснювалися заходи щодо поповнення Національного архівного фонду документами НАФ.

В архівний відділ в 2012 році на постійне зберігання прийнято 1 новий фонд № 472 Іванківський районний центр зайнятості, 7 частин фондів, 293 справи управлінської документації постійного зберігання, 30 справ з особового складу.

На розгляд ЕПК Державного архіву Київської області подано та в результаті схвалено описи на управлінську документацію на 257 справ, переробка описів на 210 справ, описи №3 на 46 справ, погоджено: описи документів з особового складу на 52 справи, 3 номенклатури справ

Експертною комісією архівного відділу на 10 засіданнях схвалено:

• 4 номенклатури справ установ списку № 1, 4 номенклатури справ списку № 2;
• 1 положення про архівний підрозділ, 1 положення про експертну комісію;
• 9 описів № 1 справ постійного зберігання установ списку № 1;
• 9 описів справ з особового складу;
• 4 описи справ з особового складу установ списку № 3 на 375 од.зб;
• 5 актів про вилучення для знищення документів, що не підлягають зберіганню, установ списку № 1;
• 3 актів про вилучення для знищення документів, що не підлягають зберіганню, установ списку № 3;
• 9 інструкцій з діловодства

Протягом року здійснено 3 комплексних перевірянь діловодства, роботи архівних підрозділів установ. Складено 3 довідки про результати комплексних перевірянь роботи архівних підрозділів.

Надано 17 консультацій працівникам діловодних служб та відповідальним за роботу архівних підрозділів щодо складання номенклатур справ, науково-технічного опрацювання документів, складання описів, історичних довідок, актів про вилучення для знищення документів, положень про архівні підрозділи та з інших питань діловодства та архівної справи.

Станом на 01.01.2013 кількість установ - джерел формування НАФ становить 111, з них джерел комплектування архівного відділу - 69.

5. Використання  інформації документів Національного архівного фонду

Основною формою використання інформації документів НАФ в архівному відділі райдержадміністрації залишалося виконання тематичних запитів та запитів соціально-правового характеру.

Протягом року надійшов 314 запитів. Виконано 314 запитів. На особистому прийомі розглянуто 266 звернень громадян.

Всього виконано 181 тематичних запитів, з них: 178 - з позитивним результатом, 3 - з рекомендацією звернутися за місцем знаходження документів, 42 на платній основі, а саме:

1. Про землекористування фізичних та юридичних осіб.

2. Про надання, визнання права власності, передавання у власність житла громадянам

3. Про взяття громадян на квартирний облік, надання житла.

4. Утворення, реорганізація, ліквідація юридичних осіб.

5. Найменування, перейменування вулиць.

Всього виконано запитів соціально-правового характеру – 127, у тому числі 63 - із позитивним результатом та 26 - з рекомендацією звернутися за місцем знаходження документів Переважали соціально-правові запити про підтвердження прийняття, звільнення, переведення з посади на посаду громадян, встановлення мінімуму вихододнів для працівників колгоспів, КСП.

В 2012 році читальний зал архівного відділу відвідали 15 користувачі. В користування користувачам видавалася 163 справи 10 архівних фондів. Тематикою досліджень користувачів у читальному залі були земельні питання, історія смт. Іванків, сіл Іванківського району, участь в ліквідації аварії на ЧАЕС, виселення людей із Чорнобильської зони

В місцевій районній газеті «Трибуна праці» було опубліковано статтю «Якщо хтось знав цю людину…» про пошук родичів загиблого воїна під час Великої Вітчизняної війни.

6. Трудовий архів

Станом на 01.01.2013 на території Іванківського району функціонує Комунальна установа «Іванківський районний Трудовий архів», який створений при районній раді. Він має статус юридичної особи.

В Трудовому архіві працює 3 штатних працівника (завідувач, бухгалтер, технічний працівник).

Трудовий архів зберігає 3577 од. зб. з особового складу.

Протягом 2012 року Трудовим архівом виконано 605 запитів соціально-правового характеру.

В 2012 році на виконання доручення голови Київської обласної державної адміністрації від 24.01.2012 №11-1 начальником архівного відділу райдержадміністрації проведено тематичне перевіряння роботи Комунальної установи «Іванківський районний Трудовий архів» щодо умов зберігання, порядку ведення обліку та використання архівних документів, що не належать до Національного архівного фонду. Складено довідку про результати перевіряння Трудового архіву.

Начальник архівного відділу                                                                      В.М. Костюченко