Архівний відділ, виконуючи завдання Плану розвитку архівної справи на 2010 рік, досягнув позитивних результатів з основних напрямків своєї діяльності.

1. 1. Основні організаційні заходи архівних установ.

      Начальник архівного відділу у 2010 році взяла участь у 2-х колегіях Держархіву Київської області, 1-му семінару з головами та секретарями сільських і селищних рад.

      Архівний відділ у 2010 році не фінансувався відповідно до Державної програми розвитку архівної справи на 2006-2010 роки.

      В Київській області діє Програма розвитку архівної справи в Київській області на 2007-2010 роки, яка була прийнята рішенням сесії Київської обласної ради 5-го скликання від 15.05.2007 № 137-11- 5.

   2. Забезпечення збереженості документів Національного архівного фонду.

      У центрі уваги архівного відділу залишалися питання забезпечення збереження документів Національного архівного фонду, створення належних умов їх зберігання.

      В архівному відділі станом на 01.01.2011 року зберігається 37467 од. зб. постійного зберігання та 488 од. зб. з особового складу.

      Загальна площа архівосховища складає 170 кв. м., протяжність стелажних полиць - 672 м, ступінь заповнення стелажного обладнання - 72%.

      Відповідно до розпорядження Голови Київської облдержадміністрації від 09.04.2008 № 547 «Про заходи щодо забезпечення збереження документів в архівних установах Київської області», було здійснено ряд заходів.

      З метою посилення пожежної безпеки в архівному відділі протягом звітного періоду проведена перевірка протипожежного стану, призначений відповідальний за протипожежний стан приміщень, посилений контроль за дотриманням правил пожежної безпеки.

      З метою поліпшення умов зберігання документів закартоновано 231 од.зб.

      У 2010 році перевірена наявність та фізичний стан 3333 од.зб. (17 фондів).

      Протягом звітного періоду в архівосховищі проведені санітарні дні, здійснені 12 вимірів температурно-вологісного режиму.

      Разом з тим, у діяльності архівного відділу залишається невирішеними деякі проблеми.

      Так, потребує невідкладного вирішення проблема оснащення сучасними системами охоронної сигналізації. Не відповідає нормативним вимогам рівень пожежної захищеності архівного приміщення, де відсутня протипожежна сигналізація.

1. 1. Державний облік документів НАФ.

      В архівному відділі у 2010 році продовжувалась робота щодо перероблення та удосконалення описів. Перероблено описів на 48 од. зб.

      Перероблення та удосконалення опису здійснене по фонду:

      1. Відділення Державного казначейства в Іванківському районі.

      У 2010 році каталогізація документів проводилась по фонду Іванківської райдержадміністрації, складено 114 карток по 7 справах. Тематика складених карток : виділення земельних ділянок установам і громадянам; створення, ліквідація та реорганізація установ і підприємств; оформлення права власності; введення в експлуатацію промислових підприємств, житлових будинків; про перейменування вулиць.

1. 1. Формування Національного архівного фонду. Організація зберігання документів в архівних підрозділах підприємств, установ і організацій.
      
      

      Протягом 2010 року архівним відділом здійснювались заходи щодо поповнення Національного архівного фонду документами НАФ.

      Протягом звітного року до архівного відділу на постійне зберігання надійшло 231 од. зб. управлінської документації.

      У звітному році експертна комісія архівного відділу схвалила описи на 362 справи управлінської документації, та погодила описи на 31 справу з особового складу.

      Архівним відділом у 2010 році подано на розгляд і погоджено ЕПК обласного архіву 2 зведених номенклатури справ установ – джерел комплектування архівів.

      Архівним відділом у 2010 році було проведено 3 комплексних, 1 контрольна перевірка в установах – джерелах комплектування архівів. Станом на 01.01.2011 року кількість установ - джерел формування НАФ становить 79, з них джерел комплектування архівного відділу - 45, що складає 57 % від загальної кількості установ.

      Погоджені номенклатури справ мають 49 % установ - джерел формування НАФ. Окремі приміщення для зберігання документів мають 14 установ.

      Архівний відділ протягом звітного періоду продовжував здійснювати контроль за станом упорядкування документів по встановлені роки в установах-джерелах формування НАФ. У 2010 році на договірних засадах упорядковано 12 справ постійного зберігання та 3 справи з особового складу.

      Разом з тим, залишаються проблеми щодо організації зберігання документів в архівних підрозділах підприємств, установ і організацій.

1. Використання інформації документів Національного архівного фонду.

   Основною формою використання інформації архівних відділів райдержадміністрацій, залишалося виконання тематичних запитів та запитів соціально-правового характеру.

   Протягом року архівний відділ отримав 52 запити соціально-правового характеру, що на 10% більше у порівнянні з минулим роком. З позитивним результатом виконано 50% запитів соціально-правового характеру.

   Тематика соціально-правових запитів, що переважала у 2010 році: про підтвердження трудового стажу; про розмір заробітної плати; про обрання депутатами місцевих рад; про встановлення опіки, піклування та усиновлення; про роботу в 30 – км зоні відчуження; про участь у ліквідації наслідків аварії на ЧАЕС.

   Тематичних запитів протягом 2010 року виконано 123 (з позитивним результатом - 121 запит)

   Архівним відділом для поліпшення роботи із зверненнями громадян вжиті наступні заходи:

   1. створена та ведеться (список) картотека установ м.Чорнобиля та м. Прип’яті, евакуйованих під час ліквідації наслідків аварії на ЧАЕС, із зазначенням місця зберігання документів з особового складу,
   2. під час прийому громадян надаються відповідні змістовні консультації з порушених питань, скарг від громадян не було;
   3. ведеться каталогізація документів щодо рішень органів місцевого самоврядування з питань приватизації та виділення земельних ділянок.

   Протягом 2010 року архівний відділ відвідали 5 користувачів, яким було видано 89 справ.

2. Трудовий архів.

   Станом на 01.01.2010 на території Іванківського району функціонує 1 трудовий архів, який створений при районній раді. Він має статус юридичної особи.

   У трудовому архіві працює 3 штатних працівника.

   Трудовий архів знаходиться в одному приміщенні з архівним відділом і має спільне архівосховище.

   Трудовий архів зберігає 56 од. зб. тимчасового зберігання та 2932 од. зб. з особового складу. На зберіганні в трудовому архіві залишаються документи виборчої документації тимчасового зберігання - 1150 кг. та 164 пакування.

   Протягом 2010 року трудовим архівом виконано 350 запитів із соціально-правових питань.

   
   

   Начальник архівного відділу В.М. Костюченко