Архівний відділ, виконуючи завдання Плану розвитку архівної справи на 2011 рік, досягнув позитивних результатів з основних напрямків своєї діяльності.

Начальник архівного відділу у 2011 році взяла участь у 2-х колегіях Державного архіву Київської області, 1-му семінарі з головами та секретарями сільських і селищних рад.

Діє програма Завдання і заходи з виконання Державної цільової соціальної програми забезпечення пожежної безпеки на 2011-2015 роки в архівному відділі Іванківської райдержадміністрації

У центрі уваги архівного відділу залишалися питання забезпечення збереження документів Національного архівного фонду, створення належних умов їх зберігання.

В архівному відділі станом на 01.01.2012 року зберігається 37919 од. зб. постійного зберігання та 488 од. зб. з особового складу.

Загальна площа архівосховища складає 170 кв. м., протяжність стелажних полиць - 672 м, ступінь заповнення стелажного обладнання - 73 %.

Відповідно до розпорядження Голови Київської облдержадміністрації від 09.04.2008 № 547 «Про заходи щодо забезпечення збереження документів в архівних установах Київської області, розпоряджень райдержадміністрацій та рішень місцевих рад були здійснені наступні заходи:

З метою посилення пожежної безпеки в архівному відділі протягом звітного періоду встановлена охоронно-пожежна сигналізація, посилений контроль за дотриманням правил пожежної безпеки.

З метою поліпшення умов зберігання документів закартоновано 481 од.зб.

У 2011 році перевірена наявність та фізичний стан 3541 од.зб. (27 фондів).

Протягом звітного періоду в архівосховищі проведені санітарні дні, здійснені 45 вимірів температурно-вологісного режиму.

В архівному відділі у 2011 році продовжувалась робота щодо перероблення та удосконалення описів. Перероблено описів на 184 од. зб.

Перероблення та удосконалення опису здійснене по фонду:

• Колекція "Документи з виборів депутатів місцевих рад, сільських, селищних голів в Іванківському районі"

У 2011 році каталогізація документів проводилась по фонду Іванківської райдержадміністрації, складено 102 картки по 6 справах.

Тематика складених карток : виділення земельних ділянок установам і громадянам; створення, ліквідація та реорганізація установ і підприємств; оформлення права власності; введення в експлуатацію промислових підприємств, житлових будинків; про перейменування вулиць.

Протягом 2011 року архівним відділом здійснювались заходи щодопоповнення Національного архівного фонду документами НАФ.

Протягом звітного року до архівного відділу на постійне зберігання надійшло 481 од. зб. управлінської документації.

У звітному році експертна комісія архівного відділу схвалила описи на 590 справ управлінської документації, та погодила описи на 131 справу з особового складу..

Архівним відділом у 2011 році подано на розгляд і погоджено ЕПК обласного архіву 3 зведених номенклатури справ установ – джерел комплектування архівів.

Архівним відділом у 2011 році було проведено 5 комплексних перевірок в установах – джерелах комплектування архіву. Станом на 01.01.2012 року кількість установ - джерел формування НАФ становить 69, з них джерел комплектування архівного відділу - 45, що складає 65 % від загальної кількості установ.

Погоджені номенклатури справ мають 60 % установ - джерел формування НАФ. Окремі приміщення для зберігання документів мають 14 установ.

Архівний відділ протягом звітного періоду продовжував здійснювати контроль за станом упорядкування документів по встановлені роки в установах-джерелах формування НАФ.

Разом з тим, залишаються проблеми щодо організації зберігання документів в архівних підрозділах підприємств, установ і організацій.

Основною формою використання інформації архівних відділів райдержадміністрацій, залишалося виконання тематичних запитів та запитів соціально-правового характеру.

Протягом року архівний відділ отримав 53 запити соціально-правового характеру, що на 1% більше у порівнянні з минулим роком. З позитивним результатом виконано 53 запитів соціально-правового характеру.

Тематика соціально-правових запитів, що переважала у 2011 році: про підтвердження трудового стажу; про розмір заробітної плати; про обрання депутатами місцевих рад; про встановлення опіки, піклування та усиновлення; про роботу в 30 – км зоні відчуження; про участь у ліквідації наслідків аварії на ЧАЕС.

Тематичних запитів протягом 2011 року виконано 204 (з позитивним результатом - 198 запит)

Архівним відділом для поліпшення роботи із зверненнями громадян вжиті наступні заходи:

• створена та ведеться (список) картотека установ м.Чорнобиля та м.Прип’яті, евакуйованих під час ліквідації наслідків аварії на ЧАЕС, із зазначенням місця зберігання документів з особового складу,
• під час прийому громадян надаються відповідні змістовні консультації з порушених питань, скарг від громадян не було;
• ведеться каталогізація документів щодо рішень органів місцевого самоврядування з питань приватизації та виділення земельних ділянок.

Протягом 2011 року архівний відділ відвідали 23 користувачі, яким було видано 356 справ.

Ведеться робота по створенню сайту "Архіви Іванкова", створення електронного каталогу архіву з пошуковою системою на базі спеціального програмного забезпечення. Проводиться робота по створенню описів в електронному вигляді та розміщенні їх на сайті архіву.

Станом на 01.01.2011 на території Іванківського району функціонує 1 трудовий архів, який створений при районній раді. Він має статус юридичної особи.

У трудовому архіві працює 3 штатних працівника.

Трудовий архів знаходиться в одному приміщенні з архівним відділом і має спільне архівосховище.

Трудовий архів зберігає 56 од. зб. тимчасового зберігання та 3065 од. зб. з особового складу.

Протягом 2011 року трудовим архівом виконано 415 запитів із соціально-правових питань.